Fazer reuniões periodicamente é uma prática fundamental para melhorar a comunicação entre a equipe, definir metas e objetivos e alcançá-los com maior facilidade. Por isso, é importante que os gestores busquem formas de garantir a realização de reuniões produtivas e eficientes, para que gerem bons resultados para o negócio.
Existem algumas práticas que, além de serem de fácil aplicação na rotina da empresa, são essenciais para melhorar a qualidade das reuniões corporativas. Quer saber quais são elas? Confira a seguir!
1. Aplicar os métodos ágeis
Os métodos ágeis, como o Scrum e o Kanban, são ótimos aliados na realização de reuniões mais eficientes e no aumento de produtividade das equipes. Isso porque eles focam em pequenas partes do projeto, de forma a garantir que cada uma delas seja validada antes de seguir adiante, até que se alcance a conclusão do projeto como um todo.
Para isso, é preciso que sejam feitos planejamentos semanais e reuniões periódicas com a equipe. Essas reuniões têm regras bem estabelecidas, de acordo com o método aplicado.
No caso do Scrum, por exemplo, são feitas reuniões diariamente (Daily Scrum), que têm um tempo de duração predeterminado. Nelas, a equipe discute tudo o que foi feito no dia anterior para alcançar a meta definida.
Além disso, o método Scrum pode ser complementado pelo Kanban, que facilita a visualização das tarefas que estão sendo desenvolvidas por cada membro da equipe em um quadro ágil, no qual cada uma é identificada por um adesivo. Assim, os membros do time têm uma melhor visão do desempenho geral do projeto, o que facilita a interação e possibilita reuniões produtivas.
2. Fazer um planejamento
A falta de planejamento pode fazer com que as reuniões corporativas sejam prejudicadas por distrações e percam o seu foco principal. Assim, em vez de trabalhar nas metas estipuladas ou discutir e buscar solucionar problemas relacionados aos projetos corporativos, a equipe perde tempo e não tira proveito da reunião.
Por isso, é importante fazer um planejamento adequado, o que inclui:
- definir um objetivo claro que justifique a realização da reunião;
- escolher quais membros da equipe vão participar, de acordo com o objetivo definido;
- marcar um horário para o início da reunião e seu tempo de duração;
- criar regras para evitar distrações durante o encontro e alertar sobre a importância de evitar atrasos.
3. Ter uma boa liderança estimulando a interação
O líder assume um papel muito importante, já que é o principal responsável por garantir o bom andamento das reuniões corporativas. Por isso, é preciso que ele seja capaz de estimular a interação entre os membros, de forma a favorecer o surgimento de novas ideias e a tomada de boas decisões.
Para que tudo saia da melhor forma, o líder deve conhecer bem todos os participantes e como cada um deles pode contribuir para a reunião. Além disso, ele deve estar preparado para resolver possíveis impasses ou discordâncias.
4. Analisar diferentes perspectivas
Para resolver problemas e tomar as decisões certas é preciso analisar todas as perspectivas em relação aos assuntos abordados durante as reuniões. Por isso, é importante abrir espaço para que todos os participantes ofereçam sugestões, falem sobre suas ideias, façam reclamações e observações.
Ao considerar todos os pontos de vista, é bem mais provável que nenhum erro passe despercebido ou ocorra algum imprevisto na hora de implementar as soluções definidas na reunião.
Como você viu, há diversas formas de melhorar as reuniões corporativas e garantir que elas sejam bem-sucedidas. Agora, basta adotar essas práticas para ter reuniões produtivas e que contribuam ainda mais para o sucesso da empresa.
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