Para não ocorrerem falhas na gestão de projetos, é preciso um bom planejamento e uma comunicação eficaz entre os colaboradores e as equipes.
Nesse sentido, os gestores devem ficar atentos a eventuais problemas que podem ocasionar o cancelamento. Além de observar o término precoce do trabalho e impedir que imprevistos comprometam o sucesso de uma empreitada.
Mas como evitar falhas na gestão de projetos e garantir que tudo saia conforme o planejado pela equipe?
Se você é um gestor e quebrou sua cabeça para criar boas estratégias, este post é essencial! Preparamos cinco dicas cruciais para evitar que ocorram falhas de gestão de projetos e para que você e sua equipe tracem um caminho ágil e satisfatório para o cliente.
Quer saber quais são elas e como otimizar o trabalho da sua equipe? Continue com a leitura até o final!
1. Planeje de forma automatizada
Tenha um bom planejamento e controle do projeto. Para que isso seja possível, você e sua equipe devem sempre ter em mente que é fundamental ter base histórica, realizar planejamentos sucessivos e… automação, automação e automação. Sim, ela é uma aliada em quase tudo o que fazemos todos os dias das nossas vidas!
No campo profissional, esses benefícios são ainda mais visíveis. A automação para planejar e executar processos evita que se gastem muitas horas escrevendo um plano e registrando o monitoramento. Ou seja, você economiza tempo e faz tudo de forma rápida e com qualidade.
Além do mais, a utilização de robôs inteligentes, bots e fluxos automatizados nas ferramentas de gestão vai facilitar e eliminar as tarefas repetitivas, colocando o gerente na posição de tomador de decisões e evitando uma rotina enfadonha para os seus funcionários.
Nesse sentido, algo que tem sido muito apoiado é o uso de algoritmos inteligentes — tendo em vista que o engajamento dos colaboradores é imprescindível para o crescimento e, até mesmo, para a sobrevivência das empresas da área de TI.
2. Invista em qualidade
A qualidade do que está sendo produzindo ao longo do projeto precisa ser identificada e acompanhada. Assim, para evitar erros e imprevistos na gestão, uma dica é utilizar o Kanban ou outra ferramenta de organização.
Quando isso não for possível, o trabalho para validar e corrigir o erro deve ser o menor. Nesse sentido, não é tão eficaz fazer a inspeção depois que o produto ou serviço tiver sido finalizado e, então, enfileirar defeitos a serem corrigidos em algum momento no futuro.
Quando usamos checklists, critérios de done e automação (DevOps em projetos de software, por exemplo), estamos evitando que um erro seja incluído no produto ou serviço. E essa é uma forma inteligente de garantir a satisfação do seu cliente, não é mesmo?
Mas como fazer isso sem gastar um tempo enorme registrando e criando planos de ação?
Existem plugins de workflows customizáveis em que é possível programar essas tarefas repetitivas tranquilamente. Portanto, deixe o programa fazer no melhor algoritmo. Só isso! Outra boa ferramenta que pode auxiliar na automação é o chatbot.
Por exemplo: não seria interessante receber, por Skype, o andamento dos projetos? Pois bem, isso já é possível! Desse modo, faça uma reunião e adote essa tecnologia na sua gestão. Assim, seu tempo será otimizado, podendo ser muito importante para cumprir com o prazo final.
3. Trabalhe de modo interativo e ágil
Mesmo que o processo seja um velho conhecido, nos tempos atuais, o gestor deve pensar além do planejamento e do controle. Ademais, ele deve estar sempre focado no objetivo do projeto e no risco associado à não entrega dele.
Nesse sentido, o desenvolvimento interativo de um produto é a estratégia mais adequada para ajudar as equipes a descobrirem o que as partes interessadas realmente querem. Em consequência, isso faz com que o time pense de forma regular sobre o trabalho que está sendo desenvolvido. Assim, é possível ter a oportunidade de melhorar a sua abordagem.
Mas aí vem, de novo, o desafio de fazer isso sem se deparar com atividades manuais e repetitivas. Mas resolver isso pode ser simples: nas metodologias ágeis, temos as reuniões de retrospectiva para melhoria contínua, ciclos curtos de SCRUM, reuniões diárias e reviews (feedback contínuo) que ajudam a implementar esse conceito na cultura da empresa.
Nesse contexto, manter o time focado nos objetivos do projeto e nos resultados não se torna uma tarefa tão difícil assim. Pode ter certeza de que você vai observar uma melhoria na integração e na produtividade da equipe.
Além disso, a participação do cliente e dos usuários finais (product owner) nesse processo é fundamental para validar cada pequeno ciclo e entrega, a fim de evitar que o resultado lá na frente seja diferente do esperado.
Procure, portanto, não trabalhar de forma individual! Acordar tudo de maneira integrada otimiza o resultado e torna a entrega mais rápida e alinhada.
4. Estabeleça prazos possíveis
Algumas vezes, o gerente sabe tudo sobre processos e organização de projetos, mas não tem o conhecimento técnico que as etapas exigem.
Isso pode trazer problemas se ele estabelecer metas sem levar em conta a necessidade da equipe para a finalização das atividades. O resultado é um prazo impossível, que, além de atrasar todo o cronograma de uma empresa, ainda pode frustrar os colaboradores.
É claro que datas ousadas podem ser extremamente desafiadoras, mas elas também devem ser reais, para que a equipe não fique desmotivada e sem a confiança necessária para a realização de um bom trabalho.
Na hora de estabelecer um prazo, portanto, consulte seus funcionários e sua equipe técnica. São essas as pessoas que vão executar as ações que resultarão no produto que você precisa. Por isso, são as mais indicadas para traçar uma estimativa.
Lembre-se de que é possível acordar com seu cliente algo que esteja em consonância com a expectativa e visão da equipe técnica — e esse alinhamento deve ser priorizado.
Entretanto, é comum que alguns gestores adotem a prática de antecipar os prazos reais para que os funcionários entreguem as tarefas antes do período. Porém, esse tipo de atitude, mostra ao colaborador que ele não tem a confiança dos seus superiores. Além de ser facilmente desmascarado.
Compartilhe o deadline certo
A dica, aqui, é sempre compartilhar as datas verdadeiras de deadline para todas as equipes envolvidas no projeto. Se você quiser antecipar a entrega como medida de segurança, faça com que todos saibam disso, sem camuflar, certo?
Colaboradores que percebem a confiança dos seus gestores, sentem-se no mesmo barco, vestem a camisa e fazem de tudo para cumprir suas tarefas da melhor forma possível.
Contudo, para ser eficaz nessa etapa, conheça os membros do seu time e delegue as tarefas de acordo com as habilidades de cada um. Essa distribuição de atividades otimiza o tempo, agiliza a entrega e não compromete a qualidade.
5. Pratique o gerenciamento de riscos
Embora essa seja uma tarefa essencial para evitar erros em projetos, muitos gerentes se esquecem de pensar nos riscos. Isso pode acontecer pela correria do dia a dia ou pela ingenuidade de acreditar que nada dará errado no curso do projeto.
Desse modo, elaborar uma planilha de riscos pode ser crucial para evitar prejuízos financeiros e atrasos na entrega. É uma forma, inclusive, de você fazer um mapeamento de processos que seja capaz de clarear completamente suas ideias a respeito da sua organização e da sua rotina de trabalho.
Erros e problemas acontecem naturalmente, mas podem ser solucionados de forma muito mais rápida se forem levados em consideração antecipadamente. Nesse sentido, para garantir tranquilidade no dia a dia e evitar perder a confiança do seu consumidor, é essencial que a gerência e a equipe levantem o máximo de riscos possíveis de ocorrer até o fim do prazo.
Pode parecer mais fácil realizar um planejamento redondinho e sem custos extras, mas acredite: erros acontecem o tempo todo! Assim, o ideal é encarar os fatos e perceber que, às vezes, o prazo deverá ser estendido e o custo será aumentado, caso alguma falha atrapalhe o processo.
Outro problema é que, ainda que o erro parta da equipe, a culpa será atribuída ao gerente de projetos. É função dele se adiantar e prever os problemas que poderiam atrapalhar durante a realização do planejamento.
Isso mancha a sua reputação profissional e o seu currículo, o que pode dificultar uma recolocação no mercado, caso seja necessário.
Assim, prevenir-se de um erro sai muito mais barato do que consertá-lo posteriormente. Portanto, encare a realidade e elabore um gerenciamento de riscos.
6. Inove de forma contínua
Por fim, o maior desafio e aprendizado diário de todos é inovar de forma contínua. Dessa forma, é possível procurar novos métodos, técnicas e ferramentas para resolver novos ou antigos problemas.
Além disso, e para isso, é preciso atualizar-se sempre, realizando cursos, indo à palestras, participando de workshops, lendo blogs e ouvindo opiniões.
Para tanto, leve seus aprendizados para a sua equipe, afinal, quando os colaboradores recebem algum tipo de treinamento, eles se sentem valorizados e, consequentemente, motivados a desempenharem as tarefas da melhor forma possível.
Além do mais, procure levar em consideração que nenhum ambiente é igual a outro. Entretanto, a cultura de inovação, a motivação das pessoas e a divulgação dos objetivos devem ser abordadas a cada início de projeto. Afinal, essas são formas simples de garantir a participação da equipe, que passa a enxergar sua rotina como parte importante para o resultado final.
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