A maior dificuldade na gestão de projetos envolvendo tecnologia da informação é exatamente a parte técnica.
A facilidade na projeção dos nossos requisitos em protótipos, sejam eles estáticos ou dinâmicos, e a forma rápida como a tecnologia (seja de hardware ou software) evolui, me fez pensar em 3 passos básicos para enfrentar e ter sucesso neste tipo de gestão:
1. Entenda o problema para propor as soluções
Para evitar que soluções sejam propostas antes mesmo de se entender o problema que o cliente (seja ele interno ou externo) está envolvido, inclua uma etapa em seu fluxo, processo, kanban ou diretrizes (seja qual for sua metodologia de gestão de projetos) de entendimento do problema.
Existem várias técnicas e ferramentas capazes de garantir que o entendimento do problema tenha sido feito antes de passar para a solução.
Vejamos um exemplo: o cliente está pedindo um novo sistema para cadastro de notas fiscais, pois o sistema atual não o atende.
Se neste momento é aplicada uma técnica simples como os “5 (cinco) porquês”. Este método serve para identificar a causa raiz de um problema e assim, sendo possível saber o que realmente está por trás deste pedido.
A causa, por exemplo, poderia ser um sistema lento por um sinal fraco de WiFi. Neste exemplo, a solução (comprar um repetidor de sinal) sairia um milhão de reais mais barato do que desenvolver um novo sistema.
Estabelecer uma cultura “fora da caixa” e inovativa pode também fazer com que os profissionais questionem sempre nossos clientes que já viraram expertises em tecnologias e em propor soluções, consequência da internet e do mundo globalizado.
2. Não ache que tudo pode ser resolvido de forma simples
Você deve se perguntar quando algo que planejou de forma simples deu errado: por que não consigo ter sucesso nessa questão, se tentei resolvê-la da maneira mais simples possível?
Bem, saiba que uma das chaves do sucesso na gestão da tecnologia da informação, é pensar no problema e detalhar a solução.
Às vezes o indivíduo busca resolver um problema da forma mais simples e não analisa as consequências desta simplicidade.
Por isso, avalie primeiro o grau de dificuldade da resolução do problema para entender melhor o que precisa ser feito.
Com o detalhamento do requisito, você pode descobrir que, na verdade, solucioná-lo pode ser bem mais complexo.
Simplificar algo complexo e não se planejar pode acarretar em consequências sérias, tais como, a insatisfação do cliente, o impacto em prazos e custos.
O Scrum (metodologia que adota pequenos ciclos incrementais e evolutivos) pode ser utilizado neste sentido de alinhar as tarefas para pensar nos requisitos de forma mais detalhada.
Além disso, é sempre possível dividir o trabalho em etapas menores, com o objetivo de validar o que está sendo produzido.
Para isso, é importante estabelecer uma cultura inovativa de cabeças pensantes onde o sair da caixa é valorizado, mesmo que o risco de errar esteja envolvido.
O erro é um aprendizado que muitas vezes precisa ser vivenciado, para que seja possível encontrar uma solução criativa e nunca pensada antes.
Em tarefas operacionais é possível utilizar o KANBAN, que deve refletir todo o ciclo produtivo (inclusive as atividades de espera, ditas “buffer” no Lean) até a entrega do cliente.
O Tempo de ciclo e de entrega deve ser medido e não pode ser negligenciado, seja ele qual for.
A etapa de validação por um especialista ou pelo próprio usuário final deve ser usada antes mesmo da evolução do requisito e o entendimento do problema e a aprovação do projeto da solução devem fazer parte deste fluxo de KANBAN.
Nos casos em que existe uma base de conhecimento, esta deve ser utilizada para acelerar e aumentar a produtividade do tempo de entrega.
Existem excelentes boas práticas no ITIL, ISO 20k, CMMi Services e MPS-Serviços que podem ajudar nesta estruturação do processo.
Lembrando que estes modelos de referência ou frameworks não são dicas de processos que devem ser adotados, são boas práticas que devem ser adaptadas ao cenário e ao tamanho dos seus serviços e/ou projetos.
Muitas vezes vejo em clientes a necessidade de reproduzir em suas empresas exatamente os mesmos processos ou áreas descritos.
Na maioria das vezes, está aí o maior problema na definição de processos impossíveis de serem executados.
Por isso, sempre comece o processo em um Kanban. A partir disso, identifique os gargalos e aí sim leia nos modelos de referência e/ou frameworks de boas práticas, o que pode ser utilizado para acabar com estes gargalos.
Você verá que com isso, terá uma evolução de maturidade de forma incremental.
Os meus melhores clientes são aqueles que começam assim e, algum dia, eu de surpresa faço um GAP e mostro para eles: “sabe que vocês podem ir para o nível 3 ou 5 do CMMi?”
Adoro quando eles chegam lá e conseguem de forma natural, são os clientes que tenho mais orgulho.
3. Mostre de forma clara o que você espera da equipe
Para resolver os conflitos relacionados às expectativas e responsabilidades de cada um da equipe, o que tem dado certo para alguns clientes e para a ProMove, é aumentar a visibilidade do que é esperado de cada um, inclusive o conhecimento necessário.
A utilização de Analistas especialistas no Negócio é uma das formas de evitar estes tipos de conflitos.
Equalizar o conhecimento, usando técnicas como “Se eu fosse para a Nasa” – Colocar aqui o link e Workshops sobre o negócio dão certo.
Mas, o que eu tenho gostado mesmo é de usar Gamification (link promove sobre gamification) para incentivar o conhecimento entre os membros do time.
A técnica é baseada em elaborar jogos que contenham rodadas de atividades de perguntas e respostas; quiz fáceis, intermediários e expertises; criação e revisão de artigos sobre o tema do projeto ou da operação e vídeos de utilização de ferramentas.
Esses métodos são infalíveis para disseminar o conhecimento dentro do projeto ou da área envolvida.
Uma peça chave do gamification é o storytelling, que é exatamente contar a estória do jogo.
O problema do cliente ou da área pode ser ludificado com personagens e missões que podem resultar em conhecimento explicitado pelos jogadores (membros do time ou da área envolvida) em forma de tarefas que são trilhadas ao longo do jogo.
Além de uma ferramenta de gestão de conhecimento, o gamification pode ser usado para incentivar a produtividade e o espírito de equipe.
Por exemplo, a quantidade de elogios que recebo do colega ou do cliente; a ajuda em realização de tarefas pode tornar o clima mais agradável e propenso a troca de conhecimentos e suporte entre os diversos times envolvidos.
Para finalizar, reforço que estes 3 fatores são fundamentais para o sucesso na gestão da tecnologia da informação. Porém, para conseguir tudo isso, é preciso persistência e positividade no seu negócio.
Quando se ama o que se faz e quer que tudo dê certo, o sucesso é garantido.
Então, para enfrentar os problemas de gestão em tecnologia de informação podemos usar as seguintes armas:
- Cultura Inovativa – compreensão do problema, assumir riscos e incentivar a criatividade;
- Utilização de metodologias ágeis – SCRUM, KANBAN ou Lean para estabelecer os passos ou fluxos do processo e aumentar a visibilidade;
- Método Gamification como ferramenta de conhecimento e motivação.
E aí? Gostou do artigo? Lembre-se, estes 3 fatores são fundamentais para o sucesso na gestão da tecnologia da informação.
Porém, para conseguir tudo isso, é preciso persistência e positividade no seu negócio.
Quando se ama o que faz e tem consciência que mudanças precisam ser feitas, o sucesso é garantido como consequência.
