A migração do sistema de gestão atual para um novo é uma decisão estratégica, que impactará em diversos aspectos do seu negócio. É por essa razão que tal mudança deve ser cercada de todos os cuidados, desde a preservação da integridade das informações à análise prévia do retorno sobre o investimento.
É mandatório que a empresa faça um planejamento minucioso, que identifique os custos e os benefícios da migração de sistema. A relação custo-benefício está na gênese de qualquer mudança. Caso a análise não seja bem feita, pode haver arrependimentos. Da mesma forma que estruturar um cronograma viável e que atenda às necessidades da empresa é imprescindível para que a atividade da mesma não seja prejudicada, acarretando prejuízos desnecessários.
De todo modo, vivemos a reboque das mudanças carreadas pela tecnologia, que levam nossos sistemas a ficarem obsoletos rapidamente, tendo seu ciclo de vida encurtado. Há situações em que a falta de escalabilidade do sistema acaba inviabilizando a adaptação às novas necessidades, restando como alternativa a migração.
Da mesma forma, empreendimentos bem concebidos tendem a crescer e rapidamente demandar novas rotinas. Planejar um software que seja capaz de prever demandas futuras não é fácil, até porque mudanças estratégicas podem ocorrer no meio do percurso, levando à necessidade de se buscar novas soluções.
Escolha um novo sistema que instrumentalize sua estratégia de longo prazo
Mesmo assim, um dos aspectos chave para uma migração bem sucedida é a leitura do seu negócio no longo prazo.
O novo sistema deve ser capaz de atender a essa visão estratégica de longo prazo, de modo a aumentar sua vida útil. Até porque as mudanças trazem alto custo para a empresa, não só o financeiro, mas também o custo de adaptação à nova solução.
Um bom exemplo é a capacidade do sistema de se integrar a outras tecnologias, já que vivemos a era da integração e da automação digital, que estão intimamente ligadas. Quem se antecipou a esse momento previu que as ERPs deveriam ter capacidade de se integrar a múltiplos canais de vendas e relacionamento. Nos dias atuais, não há, por exemplo, quem possa prescindir da integração contábil como ferramenta de automação, gestão de custos e planejamento estratégico.
Devemos atentar para essa necessidade de olhar para o futuro, tentando antever quais funcionalidades devem estar presentes no sistema ou previstas em uma proposta de escalabilidade do novo sistema de gestão.
Analise com realismo se vale a pena
Ao mesmo tempo, os benefícios da migração devem ser realistas e mensuráveis. É, portanto, preciso mensurar os ganhos que serão obtidos em:
- produtividade;
- custos;
- relacionamento com os clientes;
- lucratividade;
- agilidade no planejamento;
- organização;
- controle.
Ao mesmo tempo, é preciso analisar os custos da migração e da operacionalização no novo sistema. Compare o custo com os benefícios, rateando os recursos financeiros investidos na migração por um período de cinco a dez anos. Veja, enfim, se o resultado dessa análise é realmente encorajador do ponto de vista do retorno do investimento.
Contrate uma empresa ou profissionais especializados em migração de sistemas
Uma vez que você esteja realmente certo de que a migração de sistema vai trazer benefícios reais para o seu negócio, um passo de suma importância é a escolha da empresa ou dos profissionais que farão o processo.
A migração não pode dar errado. É uma operação que envolve risco de perda de informações e, no caso mais grave, de travar em um gargalo.
Profissionais capacitados farão toda a análise e planejamento necessários para que haja segurança na migração. Com uma modelagem de dados correta, toda a informação armazenada no sistema atual será transferida para o novo sistema de gestão, com a integridade da mesma preservada.
Bons profissionais saberão identificar a necessidade de transformar alguns dados para que eles atendam às especificações do sistema de destino. Além disso, saberão criar um planejamento que atenda às necessidades relacionadas à manutenção da atividade da empresa durante o processo de migração de dados.
Um exemplo de medida que pode ser tomada, visando evitar mudanças bruscas ou paralisação das rotinas é a migração por módulos ou etapas. Nesse caso, o sistema é dividido em células, que podem ser emigradas individualmente, de acordo com a definição de prioridades, seguindo a filosofia da metodologia ágil. Fazendo dessa forma, podem ser testadas e validadas no novo sistema.
Esse é só um dos métodos de migração. Além da migração por módulos, existe a migração direta, com transferência de uma só vez de todos os dados; piloto, com utilização de unidade teste, e paralelo, em que os dois sistemas operam simultaneamente, até que haja confiança total para a troca definitiva.
Só uma empresa ou profissional qualificado em migração de sistema de gestão poderá definir qual o melhor método, aquele que se alinhe à sua necessidade estratégica, administrativa e operacional.
Etapas de um projeto de migração de dados
É importante que você visualize a complexidade dos detalhes inerentes a um projeto de migração de sistema, o que vai reforçar o reconhecimento da necessidade de se buscar empresas e profissionais altamente qualificados para planejar e conduzir seu processo de migração.
Para isso, segue, de forma resumida, a relação das etapas a serem seguidas na realização do projeto.
Plano de Migração de Dados
É o momento em que são levantados os requisitos operacionais e de negócios que impactarão e serão impactados na transferência de dados.
Esse levantamento gerará um plano de projeto, que conterá as diretrizes gerais relativas a migração, programação, recursos necessários, requisitos técnicos e estratégicos, expectativas e resultados finais.
Detalhamento das rotinas de migração
Consiste na definição das fontes de dados a serem transferidas e sua origem, das rotinas e do mapeamento dos itens dos sistemas de origem e destino.
Detalhamento dos planos de teste
É a etapa em que são definidos todos os requisitos que precisam ser atendidos na migração e o respectivo programa de testes.
Na fase de testes serão avaliados diversos resultados, dentre os quais se os atributos de sistema foram devidamente migrados e se a quantidade de registros metadatados no sistema de gestão novo equivale ao do sistema antigo.
Migração de Dados
Essa é a etapa em que é feita a migração. A integridade dos dados é a principal preocupação, de modo que uma das iniciativas a ser tomada é a realização de backups.
Mesmo com o backup, a fase de migração é marcada pelo controle de cumprimento de todos os requisitos de integridade dos dados.
Testes
É a fase em que o resultado da migração é analisado. É quando o plano de testes é executado, buscando validar os resultados e levantar as não conformidades.
Planejamento e precisão é a receita
Para concluir, devemos reiterar a importância do binômio planejamento / precisão para o sucesso de uma migração de sistemas de gestão.
Recapitulando, o planejamento começa pela análise da relação custo benefício da mudança e do retorno do investimento. O maior de todos os erros é optar pelo upgrade sem colher benefícios que justifiquem o custo e os riscos de uma migração de sistema.
O planejamento tem continuidade com a formulação do plano para a migração dos dados, em que a precisão deve ser perseguida, de modo que a integridade das informações seja preservada.
Enfim, reconhecer a complexidade e os riscos de uma decisão tão importante para o desempenho da empresa é o ponto de partida para uma gestão adequada do projeto.
Vale ressaltar que estas recomendações não se restringem apenas a migração de sistemas de gestão, mas podem ser úteis para ajudar na migração de outros tipos de sistemas como sistemas de apoio a operação de serviços entre outros.
Obrigado por ter vindo conosco até aqui. Esperamos que a leitura tenha sido realmente útil para você. Se ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou quiser saber mais sobre melhoria de processos, entre em contato com nossos consultores!
