O aprimoramento dos processos, sejam produtivos ou gerenciais, são muito importantes para que a empresa tenha um bom desempenho. Por esse motivo, investir nas melhores ferramentas de gestão e verificar processos e novas opções de tecnologia pode ser bastante vantajoso para otimizar os fluxos da empresa e possibilitar um desenvolvimento sustentável.
Cuidar da administração de uma empresa, elaborar estratégias e acompanhar o crescimento do negócio é um grande desafio e demanda acompanhamento regular.
Assim, para tomar decisões mais acertadas e que ajudem a companhia, utilizar as ferramentas de gestão se mostra um grande diferencial.
Afinal, além de auxiliar na atividade diária da equipe, contribuem para a análise dos processos e identificação de falhas, dentre tantas outras melhorias que podem contribuir.
Confira no decorrer do artigo a seguir as ferramentas de gestão existentes e como elas podem impactar na administração das equipes, fluxos e até orçamentos.
O que são ferramentas de gestão e quais as suas funções?
As ferramentas visam otimizar processos, ajudando com eficiência no momento de tomada de decisões que impactam no presente e futuro da empresa.
Estas ferramentas podem ser usadas em vários segmentos, desde que tenham um controle de processos otimizados e que atendam os fluxos do empreendimento e perfil de consumidores, por exemplo, conforme o objetivo da inclusão do software para a marca.
Com isso, os gestores conseguem controlar todas as operações da empresa com qualidade, acompanhando as métricas e previsões de resultado, bem como a rotina dos colaboradores.
Um ponto interessante deste recurso é a abrangência, ou seja, oferecem uma visão mais ampla do negócio.
A possibilidade de analisar os processos detalhadamente, verificando se há algo negativo nos produtos e serviços é outro ganho interessante, pois permite criar ações para corrigir os erros, sendo uma excelente vantagem para o empreendimento.
Com a ferramenta é possível coordenar as equipes de trabalho, acompanhando diariamente o seu desenvolvimento e possibilitando um acompanhamento mais adequado, o que contribui para aplicar melhorias aos processos.
Assim, o controle do fluxo de trabalho pode ser efetuado com as ferramentas de gestão, que permite acompanhar os prazos de execução e entrega de produtos/serviços.
Para isso, os gestores podem estipular uma data e caso haja necessidade de mudanças, há a opção de modificá-la, verificando em que etapa e os responsáveis por cada fase de um projeto de forma ágil, por exemplo
Estes detalhes aumentam a credibilidade da empresa ou marca, chamando a atenção de fornecedores e clientes, algo interessante em um mercado tão competitivo.
Benefícios das ferramentas de gestão
Além das vantagens e impactos já citados acima, outros benefícios interessantes a respeito do uso das ferramentas são:
- Evita riscos e falhas;
- Aumenta as vendas e sua qualidade;
- Reduz custos e aumenta as receitas;
- Potencializa o controle de qualidade dos produtos e serviços;
- Diminui os processos de retrabalho e o tempo gasto nas atividades;
- Permite conhecer melhor os clientes e captar mais leads;
- Traz informações acessíveis de forma facilitada e exata.
Com muitas vantagens, investir no uso das ferramentas é uma forma de ter melhorias no marketing, produção, parte comercial e em todos os setores da empresa.
Quais as ferramentas de gestão mais utilizadas?
Existem muitas opções que podem ser usadas em benefício da companhia. Alguns exemplos das mais usadas consistem em:
Matriz Swot
Ferramenta de gestão que visa analisar o ambiente interno e externo das empresas, a matriz swot ajuda a identificar as oportunidades e riscos.
Com isso, o gestor pode corrigir falhas e aprimorar os pontos fortes para aumentar a competitividade da empresa. Isso porque promove uma análise ampla do negócio.
Para se ter uma ideia de seu impacto, é preciso destacar que a sigla Swot pode ser traduzida da seguinte forma: strengths (forças), Weakness (fraquezas), opportunities (oportunidades), Threats (ameaças). Assim, atende uma esfera maior das características da empresa.
Os dois primeiros tópicos (forças e fraquezas) correspondem à parte interna da empresa e podem ser focados para ajudar no cumprimento de metas.
Já os dois últimos (ameaças e oportunidades) são relacionados ao ambiente externo, ou seja, aos concorrentes, preferências dos consumidores, entre outros fatores.
Deste modo, explorar o inbound marketing aliado a esta ferramenta é uma maneira de fazer com que os leads, ou seja, os futuros clientes procurem a empresa, graças aos conteúdos de qualidade.
Six Sigma
Esta ferramenta é usada para avaliar o desempenho da empresa, graças à possibilidade de testes e qualificação das atividades relacionadas aos produtos e serviços.
Basicamente, o sistema consiste em práticas e avaliações para identificar problemas e erros nos processos, possibilitando sistemas e fluxos mais claros e efetivos.
Plano de negócios
Uma ferramenta imprescindível para o sucesso de qualquer negócio, já que descreve toda a estrutura e objetivos que a empresa ou marca deseja alcançar é o plano de negócios, que pode ser traçado desde o início de uma marca.
Uma maneira de conseguir excelentes resultados é especificar as estratégias de marketing de conteúdo que serão adotadas para conquistar o público-alvo.
Canvas Business Model
Simples e de fácil utilização, o canvas é muito útil para as empresas iniciantes no mercado, mas nada impede que as mais experientes também utilizem a ferramenta.
Basicamente, o Canvas permite que o modelo de negócio seja elaborado, testado e aprimorado, oferecendo uma visão macro do negócio, além de permitir que os gestores planejem algumas estratégias para os principais setores da empresa.
Um exemplo de estratégia que pode ajudar no sucesso do negócio é o uso de anúncios pagos que podem ser desenvolvidos nas plataformas do Twitter Ads, Facebook Ads, Google Ads, entre outras.
Esta decisão pode ajudar a conquistar novos clientes, despertar a atenção para os já existentes sobre novos produtos e assim realizar boas vendas, fidelizando o público.
5W2H
Muito utilizada no universo dos negócios, esta ferramenta é uma das mais adaptáveis a diferentes modelos de negócios e consiste em uma lista de atividades que os colaboradores podem executar.
Com perguntas diversas, é possível definir melhor o projeto, identificar quais as equipes que serão responsáveis e o desenvolvimento dos profissionais, permitindo responsabilizar os mais preparados.
Dentre as perguntas que compõem a técnica, pode-se utilizar para criar um plano de ação eficaz são:
- Qual o objetivo do projeto?
- Por que executá-lo?
- Qual o tempo necessário para execução?
- Quem será envolvido?
- Onde será implementado?
- Quanto custará?
- Como será feito?
Estes questionamentos oferecem mais clareza aos gestores e permite maior controle sobre as atividades. Portanto, o uso de ferramentas de gestão é o caminho para o sucesso dos negócios.
Com isso, torna-se perceptível que mesmo alguns processos tidos como mais simples podem ser ferramentas determinantes para o sucesso do negócio e devem ser feitas para otimizar o desenvolvimento e para acompanhar as atividades diárias.
Agora que você conheceu algumas ferramentas de gestão, dá uma olhada nesse post sobre 5 metodologias para gerenciamento de tempo!
