Implementar sistemas em uma empresa pode criar um clima não muito amistoso. Isso porque muitos setores ainda mantêm o tradicionalismo e temem não acompanhar as mudanças que vão acontecer na companhia. Por isso, para ter uma boa implementação de sistemas é necessário planejamento, capacitação e muita confiança nos processos que serão adotados.
Primeiramente, o planejamento é necessário para que a empresa não coloque o carro na frente do bois e adquira sistemas que não precisa. Muitos recursos que são úteis para um negócio podem não ser benéficos para a sua organização.
O ideal é pensar, antes de tudo, nos processos mais básicos e avaliar qual é o principal desafio da rotina de trabalho da empresa. A partir disso, você consegue optar por softwares que realmente farão a diferença no dia a dia do seu negócio.
Quer mais dicas para acertar na implementação de sistemas? Então confira 4 delas a seguir!
1. Envolva outras equipes além da de TI
Muitos gestores podem imaginar que implementar novos sistemas é uma escolha que parte somente da equipe de TI (Tecnologia da Informação), mas não é bem assim.
Para diagnosticar os problemas reais, a direção de todos os setores deve se reunir para que cada um exponha suas dificuldades e sugestões de melhoria. Unir as equipes ajuda a tomar a decisão certa a respeito das melhores ferramentas e, por isso, converse com seus colaboradores.
2. Aceite ajuda
Na hora de conversar com os vendedores de software, procure não se ater somente ao discurso das vantagens que a ferramenta proporciona. Nesses momentos, é importante pedir ajuda aos funcionários que entendem do assunto e que podem dar dicas do que é real e do que é um mero discurso de venda.
Se preferir, contrate um consultor que entenda dos desafios da sua empresa e que possa auxiliar você nessa escolha. Um olhar de fora é mais frio e analítico e, por isso, pode ser vantajoso investir um dinheiro para contratar alguém com mais experiência no assunto.
3. Separe alguns modelos para analisar antes da aquisição
Se você já diagnosticou os problemas da sua empresa e quais os processos que devem ser melhorados, agora é a hora de analisar os modelos disponíveis no mercado.
Essa etapa é imprescindível para que você faça uma boa escolha e entenda os diferenciais de cada um. Isso porque nem sempre o recurso mais caro e mais utilizado por outras empresas caberá para o seu negócio.
Modelos na nuvem podem ser uma boa ideia, já que a informação fica segura e evita que seus colaboradores precisem lidar com o armazenamento dos dados da empresa. O ideal, portanto, é separar de três a cinco opções de fornecedores para estudar a fundo e conseguir tomar a melhor decisão.
4. Capacite seus colaboradores
Muitos gestores optam por um ou mais sistemas e acham que o trabalho está feito, mas não é bem assim que as coisas funcionam.
Para garantir que a transição seja tranquila e assimilada, capacite seus colaboradores para que eles entendam como a nova tecnologia vai funcionar e como ela deve ser utilizada no dia a dia.
Reserve algum período do expediente para apresentar aos funcionários os novos serviços e mostrar porque eles foram adotados por você. Mostre também os benefícios e tranquilize os mais desconfiados. É importante, por fim, mostrar à equipe a quem eles devem recorrer em casos de problemas para evitar momentos críticos.
Como você pode perceber, realizar a implementação de sistemas é essencial para que uma empresa atenda às maiores exigências do mercado, que são a rapidez e a excelência no resultado. Por isso, não deixe de analisar a sua organização para otimizar os processos de trabalho.
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