Já percebeu como é cada vez mais difícil gerenciar nosso tempo, considerando tantas tarefas diárias que temos que fazer?
Imagine então, um gestor de uma equipe de desenvolvedores e/ou analistas de suporte, que precisam atender a inúmeras demandas de desenvolvimento ou chamados de suporte de clientes que estão perdendo os cabelos.
Temos que dar conta de tudo, respeitar os SLAs estabelecidos para o suporte ao cliente, respeitar os prazos acordados e ainda justificar os custos operacionais aos diretores das organizações.
Em tempos de crise, em que todos querem enxugar custos, qualquer perda é significativa.
Gerenciar esse ambiente tem sido uma missão árdua. Por causa da falta de gerenciamento do tempo disponível para o trabalho, perdemos muito tempo com algo que muitas vezes não é urgente.
A consequência da falta de gerenciamento de tempo pode fazer com que entregas sejam atrasadas e até mesmo deixadas de lado, além de causar falhas de atendimentos que de fato impactam na visão da qualidade que o cliente tem da organização.
Com isso, a empresa tem sempre a sensação de que poderia estar entregando mais, ou com maior velocidade, e que o time está ocioso ou tem baixa produtividade.
Mas, como diria Einstein, não podemos esperar resultados diferentes fazendo sempre a mesma coisa.
Diante disso, uma das principais perguntas que fazemos aos nossos clientes aqui na ProMove é: você consegue, em menos de 5 minutos me dizer em que tarefa cada um dos seus profissionais está trabalhando?
A resposta em geral é: “depende”. A verdade é que muitas organizações não implementam práticas simples de governança que lhes permite ter visibilidade sobre sua operação.
Isso faz com que a empresa não saiba onde cada profissional está investindo seu tempo e não tenha dados sobre qual a capacidade de entrega do time de trabalho.
Não se sabe ao certo se é possível realizar uma dada entrega em uma data pretendida pelo cliente, pois não se tem uma visão do todo.
Gerenciamento da Capacidade: como isso pode ajudar na gestão de tempo?
Pois bem, o tema deste artigo é diretamente ligado ao processo da ITIL V3 de Gerenciamento da Capacidade, cujo intuito é garantir que sejamos capazes de atender aos requisitos relacionados à capacidade e ao desempenho, acordados de maneira oportuna e eficaz em custo.
O processo de gerenciamento de capacidade considera todos os recursos necessários para entregar um serviço de TI e trata do atendimento das necessidades de capacidade e desempenho do negócio, tanto atuais como futuras.
A gestão da capacidade está intimamente relacionada ao gerenciamento do tempo, já que é o principal recurso necessário ao processo produtivo.
É preciso realizar um bom gerenciamento do desempenho da equipe, da correta utilização do tempo e da capacidade da equipe em realizar entregas estabelecidas.
Mas como fazer isso?
É preciso garantir que os componentes do processo de negócio com recursos finitos (neste caso, atividades de desenvolvimento e sustentação) sejam monitorados e medidos, e que os dados coletados sejam registrados, analisados e reportados, a fim de permitir a tomada de decisão.
Caso contrário, sempre estaremos em modo “combate de incêndio”, ou seja, apagando os “pepinos” da empresa de forma automática, sem proatividade alguma para pensar os problemas e solucioná-los.
Isso faz com que a empresa pare de crescer ordenadamente, deixando de manter uma equipe motivada, comprometida com os resultados e, é claro, com clientes satisfeitos.
Portanto, a gerência da capacidade depende do tempo que estes profissionais podem dedicar a um conjunto de tarefa, bem como de sua capacidade técnica em realizá-la.
A capacidade de uma equipe é limitada pelo tempo que a mesma pode dedicar a um backlog de tarefas. Simples assim.
Para uma boa gestão de capacidade, temos algumas informações básicas que precisam ser avaliadas, tais como: quantos profissionais se têm na equipe? Quanto cada profissional pode dedicar de tempo à uma tarefa ou a um conjunto de tarefas?
Veja abaixo roadmap para gestão do tempo e capacidade das equipes.
1. Crie visibilidade de onde se está aplicando a força de trabalho
Um dos primeiros passos que buscamos implantar nas organizações é a cultura da tarefa.
Não devem existir atividades ou tarefas a serem desempenhadas pela equipe que não estejam visíveis aos gestores.
Para isso, é muito comum o uso de sistemas de gestão de tarefas/projetos como por exemplo, Redmine, Trac, Jira, Project Builder, TFS, e outros mais específicos para gestão de serviços como MovDesk, ZenDesk, Bitrix, OTRS, etc. (colocar link de post nosso falando sobre ferramentas)
Eu costumo citar um mantra que uma vez ouvi de um cliente, mas que é um mantra positivo neste contexto: “Não está no Ocomon, não está na empresa”.
Ocomon é um sistema em que você pode organizar e cadastrar o seu parque de ativos e utilizá-los associando estes aos usuários para a abertura de chamados.
Mas o que quero dizer com este mantra é que uma tarefa precisa estar registrada por alguém em algum lugar. Caso contrário, não existe dentro da empresa e ninguém pode ser cobrado por aquilo.
O importante é escolher uma ferramenta que permita criar tarefas, planejar datas, planejar esforço, alocar responsáveis e registrar dados de execução, como datas reais de início e fim e o esforço empreendido naquela tarefa.
Essas tarefas servirão como “timesheet” da equipe.
A escolha da ferramenta mais adequada vai depender da disponibilidade financeira da empresa (algumas ferramentas são gratuitas e outras pagas), bem como da disponibilidade de recursos para configurar essas ferramentas, que em geral, possuem features básicas, mas necessitam de customizações para atender aos processos de negócio da organização.
2. Planeje a capacidade da equipe
Para gerir o tempo da equipe, precisamos saber, inicialmente, quanto tempo temos disponível para usarmos em tarefas. No gerenciamento do tempo em projetos, é também importante considerar os aspectos humanos e culturais.
Nossa legislação vigente, salvo pequenos detalhes, estabelece que os profissionais podem ser submetidos a um regime de trabalho de aproximadamente 8 horas diárias.
Portanto, se temos uma equipe de 5 pessoas, podemos considerar que a semana tem uma capacidade de 200 horas de trabalho (5 pessoas, trabalhando 8 horas por dia, 5 dias na semana).
Dentro desse raciocínio também devemos considerar diversos aspectos, dentre eles os aspectos culturais.
O Brasileiro gosta de socializar. Não há como negar isso. Ele vai levantar e ir até o colega para falar sobre o jogo do flamengo, vai levantar para tomar um café, será solícito a um colega que precisa de algum auxílio, etc.
Precisamos preparar um calendário de dias de trabalho que considere feriados, férias, etc.
Também precisamos lembrar que atividades de desenvolvimento de software envolvem demandam muito da criatividade humana.
Essa criatividade depende muitas vezes de uma inspiração momentânea que não pode ser provocada voluntariamente.
Portanto, trabalhar demasiadamente, fazendo grande quantidade de horas extras, por exemplo, pode não significar uma produtividade maior.
Todos esses fatores impactam na produtividade e na capacidade dos profissionais e devemos considerá-lo no planejamento de nossas tarefas.
3. Quebre tarefas maiores em tarefas menores
Essa é uma das primeiras lições que aprendemos aos ingressar na faculdade de informática, mas que é também um ensinamento milenar.
É o famoso “dividir para conquistar”. Quando temos tarefas muito grandes para serem realizadas, o melhor a fazer é dividir essas tarefas em tarefas menores, de menor complexidade e também de menor prazo.
Assim, fica mais fácil monitorarmos a realização dessas tarefas. Se temos uma tarefa cuja estimativa é de 1 semana de trabalho, somente poderemos avaliar o risco de atraso perto do seu prazo final.
Hoje em dia, temos que realizar entregas em períodos cada vez menores para atender as necessidades do mercado.
Um atraso de alguns dias pode ser significativo na satisfação do cliente. Neste sentido, uma das práticas utilizadas pelas metodologias ágeis vem bem a calhar.
Busque fazer com que suas atividades levem no máximo 8 horas, que trocando em miúdos, trata-se de 1 dia de trabalho.
Se no dia seguinte essa tarefa não está concluída, já estamos atrasados e podemos implementar ações para corrigir os desvios.
Aqui uma boa prática vinda do Scrum, por exemplo, é realizar pequenas reuniões diárias para identificar esses desvios e tratá-los, além de manter a equipe motivada e comprometida com as entregas.
4. Priorize as tarefas
Em nossas implantações de processos enxutos, trabalhamos alguns conceitos de agilidade, onde estabelecemos um backlog de itens a serem resolvidos.
Esse Backlog envolve tarefas, as estimativas de tempo para cada tarefa e a prioridade de cada tarefa.
Na priorização é importante definir e utilizar critérios objetivos que possam ser facilmente avaliados pela equipe.
Uma técnica bastante simples e de uso comum é a técnica GUT (Gravidade, Urgência e Tendência).
Para cada tarefa, avaliamos estes critérios. A Gravidade indicará o quão latente é a dor do cliente em relação à questão que está sendo tratada.
Consideramos o impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Podemos definir uma escala de 1 à 5 de acordo com os seguintes critérios:
- sem gravidade
- pouco grave
- grave
- muito grave
- extremamente grave
Já a “Urgência” pode ser analisada pela pressão que sofremos para solucionar uma dada situação ou realizar uma entrega.
Por mais que os clientes sempre queiram “pra ontem”, temos que sentir aquilo que de fato é urgente.
Aqui levaremos em consideração principalmente o prazo para resolver um problema ou entregar uma demanda. Também podemos usar uma escala de 1 a 5, seguindo os seguintes critérios:
- pode esperar
- pouco urgente
- urgente, merce atenção no curto prazo
- muito urgente
- necessidade de ação imediata
E por fim, a “Tendência” faz uma projeção futura da questão, caso algo não seja feito para tratá-la. Ou seja, representa o potencial de crescimento do problema.
Também utilizaremos uma escala de 1 a 5, seguindo os seguintes critérios. Se não fizermos nada, o problema:
- não irá mudar
- irá piorar a longo prazo
- irá piorar a médio prazo
- irá piorar a curto prazo
- irá piorar rapidamente
Para determinar a priorização das tarefas, basta multiplicar os valores selecionados das escalas de cada uma das três variáveis, ordenando o resultado do maior para o menor, ou seja, aquilo que obtiver um valor maior na multiplicação possuirá uma prioridade maior no tratamento.
Essa técnica também poderá ser adaptada para cada contexto de negócio. Podemos levar em consideração a representatividade de clientes, tipo da demanda, especialistas disponíveis, complexidade, etc.
5. Planeje as tarefas
Depois de feita a priorização das tarefas que estão em nosso backlog, utilizamos essa priorização para planejar aquilo que queremos atacar e resolver primeiro.
Essas tarefas podem ser planejadas estrategicamente dentro de janelas de tempo trabalho (tipicamente 15 dias à 1 mês, por exemplo).
Dentro dessa janela, analisamos a disponibilidade de recursos humanos. Isso nos dará a capacidade total que temos para atender aos itens que compõem o backlog.
Consideramos os fatores que afetam a produtividade e chegamos a uma capacidade real a ser utilizada como base de planejamento.
Selecionamos então os itens do backlog que cabem dentro daquela janela de trabalho.
A ideia de estabelecer janelas de tempo de trabalho (o chamado “timebox”) não é nova.
Ela funciona levando em consideração a famosa “Lei de Parkinson” que afirma que o “trabalho se expande até tomar todo o tempo disponível para ele”.
Portanto, se determinarmos um tempo disponível limitado, a tendência é que as pessoas busquem atender a essa meta na execução dos trabalhos. Veja Algumas vantagens do “timeboxing”:
Manutenção do foco
ter um limite de tempo para realizar determinado trabalho tem impacto na produtividade. Isso porque quando não há tempo a perder, as pessoas são obrigadas a ignorar quaisquer distrações e trabalhar de modo focado.
Diminuir o tempo do perfeccionismo ou da indecisão
O limite de tempo forçará uma tomada de decisão rápida e não deixará margem elucubrações exacerbadas. É abrir mão de uma solução ideal para termos uma solução exequível.
Single-tasking: a essência do timeboxing está em trabalhar em uma tarefa por vez, o que pode aumentar a produtividade de quem costuma fazer diversas tarefas ao mesmo tempo (multitasking) sem conseguir executar nenhuma delas em alto nível.
- Planejamento: o timeboxing nos ajudará a visualizar claramente qual a nossa projeção futura de trabalho, levando em consideração os projetos atuais.
Desta forma, tendemos a bloquear a entrada de novas demandas quando já temos toda a capacidade disponível ocupada – o que acontece com frequência quando não sabemos claramente o quanto de trabalho está sobre a mesa.
- Motivação: ao implementar as tarefas planejadas, a equipe consegue ter a sensação de completude, o que é muito motivante pessoalmente.
Quantas vezes chegamos em casa com a sensação de que não fizemos nada o dia todo?
Completar com sucesso um timebox (sejam eles pequenos ou grandes) possui um efeito similar de conquista.
Neste sentido, outra boa ferramenta de ampla utilização no contexto de metodologias ágeis é o “Burndown chart”.
Trata-se de um gráfico que mostra exatamente a “completude” das tarefas planejadas para a janela de tempo.
E ainda permite uma comparação daquilo que foi concluído com o que idealmente deveria ter sido concluído até aquele momento.
Viu como é importante o gerenciamento do tempo em projetos?
Para finalizar, deixo a seguinte informação: sem um bom trabalho de gestão de tempo e capacidade, estaremos fadados a viver em modo “padaria”, onde qualquer um que grite mais alto, ganha a atenção do funcionário, deixando, obviamente, os outros clientes extremamente insatisfeitos.
Em uma empresa séria, não dá pra ter vocação para “Seu Manuel”.
E aí? Acha que precisa gerenciar melhor o seu tempo em projetos? Deixe aqui seu comentário/dúvida para que possamos te ajudar!
