Para que o setor de projetos saiba como atingir metas, é essencial que elas sejam definidas com clareza. Mas é preciso ir além: a equipe de trabalho deve conhecer bem os processos e o que é necessário para que eles sejam concluídos com sucesso.
Ao adotar métodos eficientes e conforme às necessidades organizacionais, a jornada da empresa é facilitada.
A seguir, vamos falar com você sobre o investimento em um plano de ação e, depois, detalhar dois métodos básicos para que seus colaboradores atinjam a meta idealizada. Confira o post e tire suas dúvidas!
Entenda por que investir em um plano de ação
Um plano de ação bem definido é essencial para que a equipe de projetos trabalhe com eficiência.
É necessário que a direção da empresa participe das decisões e motive seus funcionários, fornecendo as ferramentas certas e o tempo hábil para a conclusão de tarefas.
Também é fundamental que sejam adotados métodos para o cumprimento dos objetivos, de modo que todos trabalhem em congruência e organizados.
O plano de ação também ajuda a equipe a visualizar que passos devem ser tomados para que o projeto seja finalizado conforme o cliente pediu e dentro das promessas da empresa. É indispensável, portanto, que todos participem da escolha do método adequado.
Veja duas formas de como atingir metas em projetos
Agora que você entende a importância do plano para alcançar os objetivos da empresa, confira 2 métodos essenciais que vão otimizar as ações da sua equipe:
1. 5W2H
O 5W2H é um método que pode ser utilizado por qualquer pessoa e na busca de qualquer objetivo. Na gestão de projetos, ele ajuda a responder perguntas básicas sobre o trabalho. São elas:
- O que fazer?
- Onde fazer?
- Por que fazer?
- Quando fazer?
- Quem vai fazer?
- Como será feito?
- Qual o custo?
Essas são informações que, embora básicas, podem não ficar claras na rotina de trabalho, principalmente se não existir planejamento.
Ter a certeza dessas respostas ajuda a equipe a entender qual é o papel de cada colaborador e como as tarefas devem ser desempenhadas para que o projeto seja finalizado.
O 5W2H também auxilia na percepção de que um grande projeto depende de pequenas tarefas que, quando executadas com excelência, oferecem resultados satisfatórios.
2. Meta SMART
A meta SMART é um dos métodos mais utilizados para que as empresas alcancem as metas e gerenciem as atividades necessárias durante o processo.
Ela está relacionada a uma sigla em inglês, que corresponde às seguintes palavras em português:
- S, específico;
- M, mensurável;
- A, alcançável;
- R, relevante;
- T, temporal.
A técnica possibilita que gestor e equipe visualizem o objetivo de maneira prática e clara, com atividades delimitadas e prazos definidos, já que ela trabalha a partir de estimativas reais.
É possível destrinchar a sigla desta forma: por específico, o gestor deve entender que, quanto menos abrangente for a meta do projeto, mais facilmente ela será atingida.
Se você quer aumentar o faturamento, por exemplo, seja claro na porcentagem que deseja atingir.
Na parte de mensuração, é importante que a empresa estipule quanto tempo é necessário para a conclusão das etapas e quanto isso vai custar. Tal estimativa ajuda a equipe na montagem do cronograma e motiva os funcionários a atingirem o objetivo.
Já por alcançável, é preciso que o gestor entenda que é necessário traçar metas possíveis, evitando a desmotivação dos colaboradores e a necessidade de desistência do plano de ação.
Como relevante, entende-se a importância da conclusão dos objetivos para a empresa e para o projeto em questão. Ou seja, se não for importante, a meta não tem motivo para ser desempenhada.
Por fim, temporal deve ser visto como a importância do deadline para evitar a procrastinação e estimular o trabalho diário da equipe.
É preciso adotar técnicas sem medo
Adotar técnicas efetivas para organizar as atividades e entender claramente o que é necessário para atingir um objetivo é um dos desafios dos gestores de projetos.
Por isso, é fundamental conhecer a realidade da empresa e capacitar os colaboradores para utilizarem os métodos com excelência.
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