Falhas em projetos e na operação das empresas podem ser motivadas por processos não claramente definidos, gargalos não previstos no planejamento, comunicação e fluxo de informações confusos e pouca objetividade na divisão de tarefas entre os colaboradores. Boa parte desses problemas poderia ser solucionada caso as organizações tivessem conhecimento detalhado sobre seu processo por meio do seu mapeamento de processos.
Embora esse seja um recurso que demanda um pouco de tempo, é possível entender, de forma clara e objetiva, como isso deve ser feito de modo que seja eficaz e que realmente traga vantagens reais para os números de uma empresa.
Quer entender as principais vantagens do mapeamento de processos? Fique ligado neste post e adote já essa prática na sua companhia!
O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma forma de planejar e gerenciar um fluxo de trabalho por meio de ferramentas visuais. É um documento que mostra como as etapas das tarefas acontecem e em qual direção elas devem seguir de acordo com o que foi planejado.
A ideia é mostrar o passo a passo da construção de um produto ou a operação de um serviço contínuo com o objetivo de gerar um resultado final desejado.
O recurso é também chamado de fluxograma, gráfico de processos, fluxograma de processos, gráfico de processo funcional, fluxograma funcional, diagrama de fluxo de trabalho, diagrama de fluxo de negócios e mais uma infinidade de nomenclaturas. É importante não se confundir e entender que todas elas têm o mesmo fim: simplificar e documentar as etapas que compõem os trabalhos de uma empresa.
Como funciona o mapeamento de processos?
Embora estejamos aqui tentando simplificar o mapeamento de processos, é preciso entender que essa não é a tarefa mais fácil que você vai desempenhar. Não é para menos. Diariamente, acontecem diversas etapas e processos na organização em que você trabalha e todos eles devem compor o fluxograma.
Ele funciona, portanto, mostrando ao gestor todos os detalhes que compõem a engrenagem da empresa, evidenciando o que cada colaborador faz, quais as responsabilidades, a lógica sequencial da produção e o prazo de cada tarefa.
A ideia é que, dessa forma, tudo seja gerenciado de modo eficaz e transparente, melhorando a comunicação e evitando as falhas entre os departamentos.
Isso se dá quando a equipe de gestão determina os objetivos da empresa e também de cada processo documentado. Depois, é necessário que sejam identificados os outputs, ou seja, as entregas referentes a cada processo. É preciso, sim, ser bastante detalhista. Quanto mais o seu mapeamento refletir a realidade da empresa, mais eficaz ele será.
Essas entregas o ajudarão a visualizar a importância que têm na cadeia produtiva da empresa, ou seja, como elas compõem o seu produto ou serviço final. Depois disso, é necessário reconhecer os clientes do processo e o papel de cada um deles e documentar os inputs, ou seja, as entradas e elementos que são modificados no decorrer do processo para compor a cadeia produtiva.
Não deixe, também, de identificar os componentes e recursos que são utilizados na sua empresa, desde o maquinário até os seus colaboradores.
Posteriormente, identifique os fornecedores e entenda os limites do processo, ou seja, quando eles começam e quando terminam.
Depois de tudo observado, é hora de documentar e, finalmente, finalizar seu fluxograma. Uma ideia é utilizar uma ferramenta de gestão capaz de automatizar e simplificar todas essas tarefas.
Quais as vantagens de mapear processos?
Para que você visualize, de uma vez por todas, as maravilhas que esse documento pode fazer por sua empresa, vamos listar, abaixo, cinco vantagens incríveis. Veja!
1. Identificação de gargalos
O mapeamento de processos ajuda o gestor a identificar os gargalos operacionais, que podem prejudicar significativamente qualquer capacidade produtiva de uma empresa. Eles são capazes de atrasar os produtos finais, tornar os clientes insatisfeitos, esgotar os colaboradores, e dificultar o alcance das metas.
Quando, portanto, essas etapas problemáticas são identificadas, fica fácil solucioná-las e desenvolver um plano de ação que garanta um bom funcionamento da produção.
2. Controle do processo produtivo
O mapeamento de processos ajuda você a visualizar os pontos fortes e fracos de toda a operação. Com a documentação das etapas, é possível reduzir os custos, diminuir a complexidade das ações e resolver problemas, como falha na integração e atividades redundantes.
Isso torna possível uma análise crítica das tarefas que não agregam valor ao serviço final, fazendo com que você exclua ou enxugue etapas que diminuem a produtividade da empresa.
3. Padronização do processo
Com o mapeamento de processos, você define os parâmetros e especificações que aumentam a produção, a segurança e a qualidade de cada etapa, resultando, também, na padronização do produto ou serviço final.
Isso ajuda na redução de custos, no fluxo de comunicação, na segurança e na eliminação de erros técnicos e comerciais.
4. Aumento da produção
Uma vez que você documenta tudo o que deve ser feito para atingir o seu objetivo, fica mais fácil otimizar e aumentar a eficácia da sua linha de produção.
Quando você repensa seus fluxos, elimina etapas problemáticas e cria novas formas de atingir seus resultados. No final, com essas melhorias, você aumenta a receita e diminui as despesas da sua organização.
5. Melhora da qualidade
Quando um cliente contrata um produto ou serviço, ele quer algo rápido, eficaz, padronizado e em concordância ao que já teve acesso. O mapeamento de processos é capaz de tudo isso, já que otimiza as etapas e transforma o seu produto ou serviço em algo certeiro e de acordo com as expectativas do cliente.
Identificar as etapas que resultam no seu produto ou serviço final é essencial para corrigir erros e aumentar a rapidez e a segurança do seu trabalho.
O mapeamento de processos ajuda a sua empresa a não depender somente das pessoas, o que pode ser bastante arriscado.
Na Promove Soluções, nós trabalhamos auxiliando as empresas a entender a importância dos processos e implementando mudanças que podem alterar o dia a dia das organizações. Se você quer uma consultoria com profissionais qualificados e ampla experiência de mercado para realizar o seu mapeamento de processos, entre em contato conosco e conheça tudo o que podemos fazer por você!
