Você conhece os benefícios da integração de sistemas? Ultimamente, empresas de diversos segmentos se veem às voltas com o desafio de modernizar os sistemas legados, já que é preciso acompanhar o mercado e manter a competitividade e o gerenciamento de dados atualizado e mais confiável.
Em menos de 20 anos, o que era tido como uma boa opção para gerir esses dados deixou de fazer sentido. De fato, estamos em uma era em que quase tudo está na nuvem. Diante dessa problemática, as empresas têm muita dificuldade para unificar seus sistemas — e não é mesmo uma tarefa fácil para essas corporações, especialmente para a equipe de TI.
Pensando nisso, convidamos você a acompanhar a leitura e descobrir como a integração de sistemas evoluiu ao longo dos anos. Você também vai aprender a integrar os processos com a aplicação da tecnologia Zapier e contará com uma lista de alguns principais benefícios da medida e dos principais tipos de integração. Acompanhe!
Como é a integração de sistemas ao longo do tempo?
De acordo com a passagem do tempo, as companhias foram adquirindo diversos sistemas para atender às necessidades de departamentos distintos. Isso obrigou a indústria a desenvolver novos conceitos, softwares e técnicas para integrá-los.
Com isso, surgiram os sistemas de gestão integrada, também chamados de ERP (Enterprise Resource Planning). Eles permitem a melhoria na comunicação da equipe e a promoção do melhor desempenho dela e da organização como um todo. Isso acontece também para resolver os conflitos entre sistemas, uma vez que é estabelecida uma estrutura única para a gestão.
O que é a tecnologia Zapier?
O Zapier é um web service que permite, entre os inúmeros aplicativos usados todos os dias, automatizar as ações de maneira prática e eficaz. Assim, não se perde tempo com tarefas burocráticas e manuais.
Nesse sentido, a tecnologia possibilita que a empresa consiga associar informações enquanto cria projetos — isso tudo sem a necessidade de utilizar, manualmente, diversas ferramentas diferentes.
O Zapier possibilita uma comunicação eficaz com os aplicativos da web, ou seja, a integração com Facebook Leads, Happy Fox, JotForm, Wisepops e mais de 400 outros. Isso facilita principalmente a automatização de tarefas. Além disso, ainda pode realizar diversas atividades, como: criação de leads, fechamento de vendas efetivas e descoberta do motivo pelo qual houve perda de negociação com o cliente.
Quais os principais benefícios da integração de sistemas?
Agora que você já sabe o que é a tecnologia Zapier, confira os benefícios da integração de sistemas e os principais tipos que existem!
1. Redução de custos
Quando se tem um sistema de gestão integrada, a empresa consegue desenvolver as atividades com um nível de excelência maior e, consequentemente, evitar que se faça duas ou três vezes o mesmo trabalho. Isso torna os projetos e serviços mais econômicos e diminui os custos orçamentários.
2. Aumento da produtividade
A automação agiliza o trabalho, poupando tempo e aumentando a produtividade. Essa diminuição de esforços com uma única tarefa permite que a equipe realize outras atividades — como análises, vendas e planejamentos — deixando para as máquinas os serviços repetitivos e padronizados.
3. Maior segurança de dados
Com o sistema de integração, a empresa deve prezar pela segurança e confidencialidade dos dados e das informações, cumprindo com as práticas em relação à integridade.
As ameaças à segurança podem aparecer por diversos motivos: hackers, concorrentes, funcionários desmotivados (em exercício ou antigos), entre outros. Por isso, as funcionalidades do sistema devem atender aos padrões de autenticação e recursos de criptografia, considerados de suma importância.
4. Gestão inteligente do estoque
A integração de sistemas permite ao gestor acompanhar a falta ou excesso de produtos em estoque. Dessa maneira, é possível checar o retorno do capital investido, prever o tempo de saída e controlar melhor as necessidades da empresa.
Vale lembrar que, quando se faz uma gestão de estoque eficiente, automaticamente colabora-se para a redução de custos corporativos. Assim, um sistema que permite que o gestor acompanhe o processo de entrada e saída de produtos torna uma gestão mais competente.
5. Fim das falhas de comunicação
Não há nada mais desagradável do que cobrar o cliente quando, na verdade, o pagamento já foi efetuado. Pior ainda, negativá-lo injustamente nos órgãos de proteção ao crédito.
Além de gerar desconfiança por parte daquele que necessita dos nossos serviços ou produtos, a ação causa constrangimento para a empresa, podendo gerar uma reclamação nos canais de comunicação ou uma ação judicial. Com a integração de sistemas, esse tipo de equívoco deixa de existir.
6. Integração entre setores
Quando a empresa tem os seus serviços integrados, ela passa a atender às necessidades do mercado com mais qualidade e de forma mais adequada. Isso faz com que os setores estejam mais alinhados e criem estratégias mais eficientes e capazes de gerar fluxos de trabalho mais dinâmicos. Resultado: mais atenção e criação de produtos que atendam às necessidades do mercado.
7. Utilização de dashboards
O sistema de gestão integrada possibilita ao líder gerir a empresa baseando-se nos gráficos e nos dados e verificar o desempenho das atividades em tempo real. Por meio da utilização de dashboards, essa visualização apoiará o gestor no controle das tarefas e na tomada de decisões.
Além de facilitar os processos e controlá-los, que empresa se baseia apenas em suposições? Tal medida não só deixa de passar credibilidade, mas também pode gerar uma série de problemas. Dessa forma, fazer uso do sistema integrado garante a correção de falhas em tempo real.
8. Controle total
O sistema automatizado é um grande aliado para o gestor, que estará no controle de tudo. Ele permite que o líder esteja sempre em alerta para fiscalizar tudo o que está à sua volta, evitando a queda na produtividade da empresa, identificando equívocos e tornando o desenvolvimento das tarefas mais eficiente e livre de transtornos.
Quais os principais tipos de integração de sistemas?
Existe mais de uma maneira de fazer a integração de sistemas e cada forma tem suas particularidades. Confira a seguir os principais tipos.
Integração banco a banco
Aqui a integração de sistemas vai se dar pelos bancos de dados, o que ocorre especialmente quando mais de um sistema compartilha um mesmo banco de dados para trocar informações.
Para realizar a integração, é preciso contar com um profissional especializado, o DBA (Database Administrator, na sigla em inglês). É ele que vai fazer as alterações necessárias nas estruturas dos bancos de dados de cada aplicação. Assim, caso não haja um DBA na sua empresa, você vai ter que contratar esse serviço.
O principal ponto de atenção, nesse caso, é a segurança, uma vez que será preciso conceder acesso de outra aplicação ao seu banco de dados.
Integração por troca de dados eletrônicos
Neste caso, será preciso instalar uma plataforma a mais na empresa, que vai funcionar como uma espécie de tradutor universal, ou seja, “traduzindo” as mensagens de cada ferramenta e repassando a informação a outra solução.
A troca eletrônica de dados pode ser caracterizada, assim, como um fluxo contínuo e padronizado de dados entre os softwares, que se comunicam usando mensagens estruturadas. O problema é que, em muitos casos, cada sistema utiliza um formato próprio de mensagem.
Assim, o programa tradutor é capaz de converter o formato da mensagem recebida para um que o sistema receptor consiga entender. Depois disso, essa mensagem deve ser enviada ao seu destino, que pode, por exemplo, ser um servidor de arquivos na internet (FTP), um web-service, um diretório ou um e-mail
Esse processo pode não ser automático, mas é preciso que sempre haja uma maneira de monitorar as informações. Além disso, custo e complexidade de instalação podem ser pontos negativos para a adoção dessa solução.
Integração por API (Application Programming Interface)
É o tipo de integração mais adotado no momento, por apresentar desempenho melhor na comunicação, uma velocidade maior na troca de informações e uma série de outras vantagens.
As APIs — Interface de Programação de Aplicações, na tradução do inglês — são objetos de comunicação que respondem com dados prontos. De forma geral, elas permitem que as informações sejam lançadas em tempo real de um sistema a outro.
Assim, são uma espécie de “ponte”, que consegue conectar aplicações, tornando mais fácil a busca de dados entre os diferentes sistemas usados na empresa.
Essa solução permite criptografar dados e é considerada bastante segura, um aspecto cada vez mais importante. Ela possibilita disponibilizar apenas um conjunto específico de informações, que é definido pela empresa. Assim, a organização pode escolher a quais dados quer dar acesso e quais precisam ser mantidos em sigilo, facilitando a governança de dados.
Outra vantagem das APIs é a sua simplicidade. Diferentemente do que ocorre com os outros tipos de integração de sistema, nesse caso, qualquer desenvolvedor ou sistema pode criar suas próprias APIs, viabilizando integrações rápidas e eficientes.
Conta a favor da sua eficiência também o fato de que as integrações feitas com API permitem que o conteúdo seja publicado automaticamente e em múltiplos canais, facilitando o compartilhamento e distribuição de informações.
Como ponto de atenção, podemos mencionar que a integração por APIs requer que o projeto de implementação tenha um planejamento rigoroso.
Então, se a sua empresa ainda não conta com o sistema de gestão integrada, não há mais desculpa. Agora que você já conhece os benefícios da integração de sistemas, chegou a hora de começar! Bom trabalho!
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