A alta competitividade do mercado atual exige das empresas um bom gerenciamento de seus processos, caso queiram se destacar no mercado. Isso implica compreender, avaliar e otimizar os processos de negócios não apenas para aprimorar o desempenho operacional, mas também para garantir a sobrevivência no mercado. Nesse sentido, o Gerenciamento de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM) surge como uma estratégia para aumentar a eficiência e melhorar os resultados nos diversos segmentos.
O que é BPM?
O Gerenciamento de Processo de Negócio – BPM é um conjunto de práticas organizacionais de análise e otimização de processos que visam impulsionar as operações de uma empresa. O objetivo é agilizar processos repetitivos do cotidiano e eliminar os gargalos que acabam atrasando a execução das tarefas.
Todo o processo de negócio deve oferecer suporte aos outros, de modo que todos funcionem em conjunto e alinhados às estratégias de negócio para agregar valor para a empresa e para o cliente. Por essa razão, o BPM acaba indo além de um conjunto de práticas, pois deve ser visto como uma mudança de visão e de paradigmas que alcança a organização como um todo.
Atualmente, esse gerenciamento não é mais feito com base em hipótese ou suposições. Com o uso de dados e uma variedade de ferramentas avançadas de tecnologia, é possível monitorar o andamento dos processos com mais rapidez e agilidade, o que facilita a análise e a alteração por parte dos gestores, que se utilizam da observação de dados reais para tomar decisões assertivas.
Como usar o BPM?
O gerenciamento de processos funciona por meio de ciclos, que devem ser estruturados e implementados adequadamente, seguindo as seguintes etapas:
Planejamento e Diagnóstico
Consiste em identificar e definir os processos que sustentam a organização e os usuários envolvidos. É preciso observar a estrutura atual e traçar o plano de como os processos devem ser organizados e de como as melhorias podem ser implementadas a partir dos dados.
Análise
Depois de coletadas todas as informações necessárias sobre o funcionamento dos processos, é preciso analisá-las com o intuito de identificar as falhas e os gargalos que prejudicam o bom andamento das rotinas e propor soluções para o aprimoramento, mensurando os impactos do seu funcionamento nos resultados da empresa. É nesta etapa que a automatização já pode ser pensada como solução para algumas falhas.
Design
Após identificar as falhas e entender as necessidades da empresa, é preciso representar graficamente a visão de futuro, que é o novo estado do processo, descrevendo a maneira como as atividades serão organizadas, quais as direções e as regras que seguirão em prol do objetivo final.
Simulação
É uma etapa muito importante, pois possibilita a simulação de toda a proposta de mudança nos fluxos de trabalho, incluindo as pessoas envolvidas e as ferramentas a serem utilizadas. Isso reduz as incertezas da nova implementação, já que é feita uma verificação prévia sobre o funcionamento da proposta e das possíveis inconsistências.
Execução
Após realizados os devidos testes, é hora de executar os processos de fato. Nessa etapa, o dia a dia da empresa já conta com a implementação das mudanças, cujo funcionamento se dá pelas ferramentas adequadas, novas políticas operacionais e uma equipe preparada para entrar em ação.
Monitoramento e Controle
Nesta etapa, os processos são monitorados e controlados conforme segue o fluxo de trabalho. As métricas, os indicadores de desempenho e os relatórios são ferramentas que fornecem dados para eliminar os gargalos e mensurar a eficiência e o progresso.
Otimização e Refinamento
A última etapa do ciclo consiste na implementação de práticas de melhoria contínua. É importante observar o que ainda pode ser alterado para aprimorar os fluxos de trabalho e torná-los mais eficientes.
É uma espécie de refinamento, que identifica as melhorias a serem implementadas a partir dos insumos resultantes de todo o processo. Esse passo é muito importante para a definição de novas metas e rotinas, as quais contribuirão continuamente na otimização dos fluxos de trabalho e na performance de todas as áreas da empresa.
Como o BPM pode ajudar sua empresa?
O BPM possui como objetivos aumentar a performance dos processos da organização e entregar valor para o cliente. Ter esse tipo de visão refletindo em práticas eficientes voltadas para resultados traz diversos benefícios para as organizações, dentre eles:
- Transparência e compreensão dos processos: Todos os colaboradores têm acesso a documentação e ao desenho dos processos, o que ajuda a aumentar a familiaridade e conhecimento de seus papéis em cada atividade.
- Redução de custos: Devido a automatização e simplificação.
- Produtividade: A padronização e a eliminação de falhas aumentam significativamente a produtividade.
- Redução de erros: O aperfeiçoamento contínuo e o monitoramento dos resultados diminuem os erros.
- Eficiência: Os processos ficam mais ágeis, mais assertivos e com rapidez de respostas.
- Satisfação do cliente: Os problemas que podem impactar os clientes são reduzidos, como atrasos na entrega ou falhas de comunicação.
- Satisfação do funcionário: A eliminação de trabalhos repetitivos e aumento da eficiência nos processos tornam o trabalho mais agradável para os funcionários.
Próximos passos com o BPM
A implementação do BPM nem sempre é simples, pois é preciso observar e seguir todas as etapas do ciclo adequadamente. Em paralelo, também é preciso escolher as ferramentas de melhoria e os softwares compatíveis com as necessidades da empresa e seu modelo de gestão.
Além disso, é importante contar com uma boa equipe, que será devidamente treinada para que todos possam fazer bom uso do BPM e melhorar significativamente os resultados da organização.
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