Para os amantes do Kanban, a Lean Kanban, Inc. lançou o Kanban Maturity Model (KMM). Trata-se de um roadmap que organizações podem utilizar para implementar incrementalmente as práticas de Kanban e a filosofia Lean (produção enxuta) dentro de seus processos produtivos.
Para entender melhor como o KMM funciona e é aplicado no mundo corporativo, explicamos seus principais detalhes neste post, junto a seus objetivos, níveis de maturidade e benefícios. Acompanhe!
O que é o Kanban Maturity Model?
O KMM é um modelo de maturidade em Kanban para organizações que desejam implementar as boas práticas e o sistema de produção preconizado por essa metodologia. Ele foi criado com base na condensação de diversas experiências obtidas com sua implantação em várias organizações, desde pequenas até grandes corporações.
O Kanban Maturity Model foi elaborado pela equipe técnica da Lean Kanban University, liderada por David J. Anderson e Teodora Bozheva. Consiste em princípios e prática que têm por objetivo otimizar as rotinas do negócio e torná-las melhores e mais fluidas por meio de etapas de evolução.
O resultado é a eliminação de gargalos, com a consequente previsão mais acertada dos resultados a serem alcançados. Esses benefícios se transformam em vantagem e diferenciais competitivos.
Como funciona esse modelo?
O KMM é estruturado em 7 níveis de maturidade, que vão de 0 a 6. A base dessas gradações é o Capability Maturity Model Integration (CMMI), que foi utilizado devido a questões de manutenção de consistência e facilidade de adoção por parte das empresas.
No entanto, foram adotadas algumas diferenças de nome e o acréscimo de outros com o intuito de facilitar a adesão e representar melhor a necessidade e a realidade das organizações. O nível 0 caracteriza os negócios que, no geral, estão no início de seus trabalhos.
Esses negócios não têm maturidade e/ou cultura de processos, contudo, percebem a dependência da organização processual para a sobrevivência corporativa. Nesse cenário, o Kanban provê algumas restrições de trabalho sem modificar a essência das etapas táticas já existentes. A proposta é o aperfeiçoamento da qualidade.
Por sua vez, o nível 6 introduz questionamentos que auxiliam a organização de maneira estratégica, a fim de identificar seus propósitos como empresa em um contexto amplo e global. Ao chegar a esse patamar, há mais adaptabilidade por meio de feedbacks, além de mais capacidade de antecipar oportunidades e riscos, bem como mutabilidade evolutiva.
Quais são os objetivos do Kanban Maturity Model?
O KMM tem o propósito de favorecer a busca das empresas pela excelência dos produtos e serviços entregues aos clientes. Desse modo, há o aumento da satisfação do usuário e o encorajamento de um comportamento de adaptabilidade e longo prazo de vida — ainda que o negócio passe por transformações constantes.
Além disso, o Kanban Maturity Model apoia o desenvolvimento de algumas habilidades organizacionais, entre elas:
- diminuição da sobrecarga de trabalho;
- entrega das expectativas do consumidor;
- agilidade organizacional;
- previsibilidade dos resultados econômicos e financeiros;
- aumento da capacidade de sobrevivência.
Quais são os níveis de maturidade do Kanban Maturity Model?
Existem 7 níveis de maturidade no KMM. Cada um deles tem suas características e é voltado para determinado status da organização. Entenda melhor a seguir.
Nível 0: abstrato
Considera a responsabilidade dos indivíduos pela determinação de suas tarefas de trabalho. Frequentemente, a pessoa que executa a atividade também consome o resultado, ou seja, são afazeres autogerados, em vez de ordens de serviço solicitadas pelo cliente. O foco é o manuseio da gestão de atividades pessoais.
Nível 1: emergente
Há um reconhecimento dos benefícios da gestão adequada, como a agregação de valor, bem como da estrutura organizacional e da transparência na execução das atividades — já que esse trabalho oferece consistência.
Conforme a maturidade aumenta, algumas definições iniciais de processos, workflow, políticas e frameworks de decisão podem emergir, ainda que não sejam seguidos de maneira constante.
Nível 2: definido
Existe uma definição de básica de processos, workflows, políticas e frameworks de decisão seguida com frequência. Essas determinações estabelecem a forma como a organização executa seu trabalho. No entanto, ainda há falta de consistência em relação aos resultados desejados e os gaps de qualidade nas entregas são perceptíveis — mesmo que em menor quantidade se comparados aos do nível 1.
Nível 3: gerenciado
Há uma definição acordada e entendida de processos, workflows, políticas e frameworks de decisão. Eles são seguidos de maneira consistente e os resultados esperados são alcançados de forma sólida, de acordo com as expectativas e as tolerâncias do cliente.
Nível 4: gerenciado quantitativamente
É feita a adaptação de design, implementação e prestação de serviços para se tornarem “aptos para o propósito”. A consistência do uso dos processos e dos resultados alcançados alivia o estresse de forma significativa.
A organização direciona seu foco para resultados econômicos, até para se precaver contra imprevistos e circunstâncias excepcionais. Análises quantitativas de indicadores são extremamente importantes para fornecer essa previsibilidade.
Nível 5: em otimização
Considera-se que toda a empresa está “apta ao propósito”, porque essa visão é válida sob a perspectiva de todos os interessados. Nessa etapa, o foco é:
- otimizar a eficiência;
- melhorar os resultados econômicos;
- aumentar a produtividade sem sacrificar a qualidade;
- elevar as margens;
- elaborar orçamentos premium para classes de serviço ou qualidade dessa categoria;
- minimizar custos;
- otimizar o valor do trabalho por meio de uma capacidade superior de priorização e triagem.
Nível 6: congruente
Existe quando é possível afirmar que o negócio foi realmente “construído para durar”, isto é, quando a organização é sólida e tem um crescimento sustentável.
Há vários recursos de aprendizado iterativos nesse nível. Diversos questionamentos podem ser feitos pela própria empresa.
- A maneira como as atividades são feitas é competitiva? Novas tecnologias, processos, métodos ou meios estão se tornando disponíveis para serem investigados ou adotados?
- Oferecemos os produtos e os serviços certos? Se não, como devemos mudar?
- Estamos servindo os mercados certos? Temos capacidade de atender aos mercados escolhidos de forma adequada?
- Quem somos como empresa? Nossa identidade atual é relevante e apropriada ou precisamos nos reinventar?
Essas perguntas caracterizam preocupações estratégicas. Suas respostas são parte fundamental do planejamento estratégico de uma organização duradoura.
Como identificar o nível de maturidade em Kanban na organização de acordo com o Kanban Maturity Model ?
Para fazer essa análise, é preciso observar o comportamento das pessoas e ter um controle específico dos processos com base nas boas práticas do Kanban. É necessário então realizar um Gap Analysis em relação as práticas esperadas de cada nível com as realizações organizacionais e a partir daí definir um plano de ação para implementar esses “gaps” e atingir o nível de maturidade desejado.
O que fazer após identificar esse nível?
Após a identificação desse nível, há um modelo de avaliação do KMM passível de ser utilizado para o benchmarking da situação da empresa, conforme o esperado nos níveis dessa metodologia.
Quais benefícios isso gera para o negócio?
Entre os principais benefícios na adoção do KMM está a construção de um conceito de propósito (fit-for-purpose) na empresa, que guiará as ações dos profissionais rumo a um objetivo comum e alinhado à missão da organização. Ao mesmo tempo, é criado um processo apto a esse intuito organizacional.
Com o workflow adaptado, todas as ações são revertidas para o alcance dos resultados esperados. Além disso, as empresas constroem uma estrutura com vistas à durabilidade. Isso significa que elas sobrevivem e crescem de maneira orgânica à medida que sua capacidade e organização processual evoluem.
Com essas informações, fica claro que o Kanban Maturity Model é um dos métodos que levam à eficiência nos processos de trabalho. Por meio dele é possível focar nos resultados para aumentar a produtividade e a qualidade, ao mesmo tempo que se satisfaz as vontades dos clientes e se agrega valor ao negócio.
Se você quer aplicar o KMM na sua empresa e deseja alcançar os propósitos especificados neste post, é importante contratar uma consultoria que contribua com a implementação por meio de especificações. Entre em contato com a ProMove Business Innovation e veja como o seu negócio pode alcançar o sucesso!
