O método pode ser adotado por organizações dos mais diversos setores, entretanto, é nas companhias de Tecnologia da Informação (TI) e de desenvolvimento de softwares que ele se faz mais útil.
Quer saber como resolver os problemas de gestão e melhorar os resultados da sua empresa? Então continue a leitura e veja como o método Kanban pode ajudá-lo!
O que é o método Kanban?
O método, também conhecido como Just in Time do sistema Toyota de produção, surgiu no Japão com a ideia de diminuir perdas e desperdícios. A finalidade era sincronizar a produção das peças com suas demandas.
A prática era simples: cartões sinalizavam o quanto foi consumido no processo indicando a quantidade de partes necessárias para serem repostas pelo processo anterior. Isso gerou uma escala de trabalho com melhor performance, fazendo com que as fábricas só produzissem as partes dos automóveis que fossem solicitados, sem faltas ou excessos.
Hoje, o método Kanban consiste na mesma dinâmica, podendo ser feito por software ou até por post-its em quadros e paredes. A eficácia está no fato de que a técnica administra a produção, determinando que nada seja produzido, transportado ou adquirido antes do momento certo.
É uma forma de gestão em que os cartões ajudam a visualizar rapidamente a situação dos processos, como estão sendo desenvolvidas as etapas e se existem gargalos, ociosidades ou possíveis atrasos.
Quais são as vantagens do método Kanban?
O método Kanban, quando usado de forma adequada, traz inúmeros benefícios. A seguir, listamos os principais!
Independência de desenvolvimento
A estrutura do método Kanban dá mais liberdade e flexibilidade para as equipes de desenvolvimento. Não há exigências com documentações burocráticas. A equipe fica concentrada em resolver os problemas, tendo mais independência de atuação. O resultado é redução do tempo de execução de processos e rentabilidade de gestão.
Melhoria na comunicação
O quadro de tarefas usado no Kanban é disponibilizado para toda a equipe. Dessa maneira, todos ficam cientes do que está em desenvolvimento e o que precisa ser trabalhado para que as metas sejam cumpridas. Como resultado, há melhora na comunicação entre a equipe.
Além disso, o feedback é uma parte importante do método Kanban, propiciando oportunidades de aprendizado constantes durante o desenvolvimento.
Visão ampla de negócio
O diálogo constante da equipe cria uma visão ampla do negócio. Dessa forma, fica mais fácil definir um objetivo a ser alcançado pela equipe. Todas as soluções do projeto estão sendo discutidos pela equipe e o feedback é aplicado tanto internamente quanto externamente.
O Kanban propicia que a equipe se adapte melhor ao contexto ao qual o projeto está inserido. Com uma visão mais ampla é possível contornar mudanças de projeto no decorrer do desenvolvimento.
Melhora de atendimento ao cliente
Uma das diretrizes mais importantes do método Kanban é a valorização pessoal em vez de seguir processos rígidos e intangíveis. Em outras palavras, há a preocupação da equipe em entregar projetos de qualidade e estar constantemente se comunicando com o cliente.
Dessa maneira, a equipe está sempre buscando os feedbacks necessários para deixar o projeto adequado aos olhos do cliente. Essa conversa constante traz uma aproximação do cliente com a equipe e estabelece um relacionamento maduro e produtivo para ambos.
Como utilizá-lo?
O método Kanban pode ser usado em diversos segmentos. Pode ser pelo design, desenvolvimento de software, gestão de TI, finanças, produção alimentícia, entre outros. O seu uso ajuda na agilidade das equipes, na organização das tarefas e na comunicação entre times de colaboradores. Mas como fazer isso?
Prepare e estude sua equipe
Antes de implementar a técnica é preciso que você treine e informe seus colaboradores a respeito do que deve ser feito no Kanban. Fale com eles sobre os benefícios e procure engajá-los.
É importante apresentar alguns exemplos e também listar o que a equipe pode colher com o uso correto da ferramenta. Se seus funcionários sentirem confiança no método e entenderem quais são as suas vantagens, seu funcionamento será mais transparente e menos falhas surgirão durante as atividades.
Identifique as etapas
Uma vez capacitada a sua equipe, é hora de listar todos os estágios necessários para que você entregue seu produto ou serviço.
Em geral, as empresas listam as etapas em: “Para fazer”, “Trabalho em Progresso” e “Finalizado”. No entanto, as etapas podem ser customizadas de acordo com as atividades da sua empresa, podendo ser mais detalhadas, se for o caso. O importante é incluir os processos que farão parte do projeto.
Priorize os trabalhos
Agora que você já tem todas as etapas do seu projeto, posicione as prioridades na parte superior do seu Kanban. Isso fará com que sua equipe entregue rapidamente o que é mais urgente.
Outra vantagem de priorizar as etapas é que fica mais fácil identificar a necessidade de se alterar a ordem ou de incluir novos cartões para uma entrega rápida e eficiente.
Monitore os processos
Uma vez implementado o Kanban, é hora de você criar um sistema de monitoramento daquilo que ainda deve ser feito e do que foi feito até determinado momento.
É importante, também, simular quaisquer riscos inerentes à finalização do projeto, produto ou serviço. Entender onde estão os gargalos e as possíveis falhas, ajuda a melhorar os resultados.
O ideal, após adotar um sistema, é adaptá-lo pouco a pouco à rotina da sua empresa. Só assim você e seus colaboradores encontrarão a melhor forma de organizar os processos.
Qual a diferença entre Scrum e Kanban?
Ambas podem ser consideradas metodologias complementares. Dessa maneira, é possível usá-las conjuntamente, se o gestor achar necessário. No entanto, é importante ressaltar o que tem de diferente nessas metodologias para que não haja conflitos.
1. Etapas de desenvolvimento
O Kanban possui um fluxo contínuo de desenvolvimento enquanto tiver tarefas no quadro. No Scrum o fluxo é determinado por sprints, que possuem datas para começar e terminar.
2. Papéis
No Kanban não existem papéis de equipes. Qualquer pessoa que participe do projeto pode assumir uma tarefa que esteja no quadro. Já no Scrum existem a equipe de desenvolvimento, o Product Owner e o Scrum Master. Cada papel possui um escopo de atuação diferente.
3. Prazos
Os prazos do Kanban são determinados pela equipe que participa do projeto. Ela determina de acordo com suas necessidades como fazer a entrega de um projeto. No Scrum os prazos são delimitados pelo final de Sprint e precisam ter a aprovação do Product Owner.
4. Alterações
O Kanban permite que alterações de projeto sejam feitas a qualquer momento, justamente por não ter um prazo rígido estabelecido. Já no Scrum não é recomendado que sejam feitas alterações dentro do Sprint.
5. Equipes
O Kanban não faz restrição de equipes e elas podem ser montadas conforme a necessidade do projeto. Já o Scrum exige a formação de equipes multidisciplinares.
O método Kanban pode mudar a realidade da sua empresa e otimizar as etapas. Quer saber mais? Aproveite para ler também nosso artigo sobre a metodologia Scrum e como aplicá-la no marketing da sua empresa.
E se ficou interessado em implementar o Kanban ou Scrum na sua empresa, entre em contato aqui com os nossos consultores para entendermos como podemos ajudar 😉
Até a próxima!
