O gerenciamento de projetos de software não é não é uma tarefa fácil. Você está sujeito a dezenas de variáveis, riscos, restrições e prazos. E o que complica mais ainda: você está lidando com pessoas.
Cada uma com suas particularidades, que precisam ser identificadas e otimizadas para melhorar o desempenho da equipe.
Para que tudo corra bem, mesmo com tanta coisa que pode dar errado ao mesmo tempo, listamos algumas dicas que podem ajudá-lo a gerenciar melhor os seus projetos.
Tenha ferramentas para apoiar seu trabalho
Trabalhe suportado por boas ferramentas, que permitam planejar, designar e acompanhar atividades, armazenar a documentação do projeto, melhorar a comunicação entre os envolvidos e que tenha boa usabilidade.
Alguns exemplos de ferramentas gratuitas: Trello, Redmine, KanbanFlow, ou até mesmo um quadro branco em sua parede (pode ser melhor que muita ferramenta paga).
Exemplos de ferramentas pagas: Jira, MS Project, Visual Studio Team Services (VSTS), etc.
Tenha indicadores para acompanhar o andamento do projeto
Com indicadores é possível ter maior visibilidade sobre o andamento do projeto.
É possível controlar o custo do projeto. As horas planejadas em comparação com as horas gastas. A taxa de defeitos do projeto.
O percentual de retrabalho do projeto. A produtividade individual. A taxa de entrega do projeto. A velocidade e a capacidade do time.
A situação do prazo e dos marcos do projeto. Com o apoio das ferramentas (veja item 1), é possível automatizar praticamente todos esses indicadores! Com isso, é extremamente útil e fácil extrair os indicadores e comunicá-los para seus gerentes e superiores!
Esteja próximo, mantenha boa comunicação e bom relacionamento com sua equipe
O relacionamento pessoal é fundamental para manter o controle do projeto.
Esteja próximo de sua equipe fisicamente e pessoalmente. Sente em uma mesa perto, onde eles possam ir até você rapidamente (e vice-versa). Trate bem e seja compreensivo.
Ao mesmo tempo, reforce os prazos e mostre que conta com eles! Faça com que a equipe tenha confiança em você. Almoce junto sempre que possível.
Mostre que você também trabalha duro. Seja o primeiro a ficar até mais tarde naquele dia de entrega conturbada.
Assuma a responsabilidade por algum problema no projeto. Com atos como esses, a equipe ficará cada vez mais próxima e terá melhor sinergia.
Defina claramente o escopo do projeto/sprint
Estabeleça de forma clara com a equipe e principalmente com o cliente qual é o escopo do projeto ou sprint.
Com estabelecer, leia-se obter aprovação formal. É fundamental que esteja claro para todo mundo o que será feito naquele sprint ou projeto.
Qualquer alteração nesse escopo vai alterar todo o planejamento realizado, e por isso é necessário que seja feita uma análise do impacto dessa mudança, pois ela pode impactar em custo, prazo, ou até mesmo na qualidade do produto.
“Ah, mas eu trabalho com métodos ágeis, não tenho o escopo todo definido.”
Certo, e nem deveria ter mesmo, pois é natural que haja mudanças ao longo do projeto.
Só que essas mudanças não devem impactar a sprint corrente. Ela deve ser priorizada para a sprint seguinte, que ocorrerá em alguns dias.
Isso é uma das principais vantagens de se trabalhar com entregas curtas e rápidas.
Caso seja muito comum ter situações emergenciais que tem que ser resolvidas na mesma sprint, reserve uma “gordura” na capacidade do seu time ao planejar a sprint para esse tipo de situação.
Tenha controle sobre o orçamento
É fundamental ter controle sobre o orçamento do projeto. Quando falamos de orçamento, normalmente isso se converte em horas de sua equipe para o gerente.
Saiba quantas horas podem ser gastas no projeto, e quantas estão sendo gastas para que não haja surpresas durante o projeto.
Controle e limite a realização de horas extras. Elas são muito caras e nem sempre seriam necessárias se a produtividade durante o dia normal fosse maior.
Registre tudo que acontece no projeto (e o que não acontece também)
Ter registros de todos os acontecimentos do projeto é importante para manter um histórico do projeto, além de ter evidências de decisões tomadas e aprovações realizadas.
Registros de atas de reunião são muito úteis para lembrar acontecimentos ou discussões prévias.
Guarde de forma organizada todos os emails que contenham aprovações e discussões importantes.
Eles podem servir de defesa em um momento de conflito. Registre também, por exemplo, ausências, não ocorrências de reuniões, cobranças e outras evidências de coisas que não aconteceram.
Esteja sempre preparado para argumentar, munido das evidências que você armazenou.
Realize reuniões diárias rápidas
A prática de reuniões diárias rápidas (stand-up meetings) é uma cerimônia trazida dos métodos ágeis que pode se encaixar em qualquer tipo de projeto.
Ela é ótima para melhorar a comunicação da equipe e o entendimento da situação atual do projeto por todos.
Deve ser uma reunião de 15-30 minutos, onde todos da equipe se reúnem em volta do quadro de tarefas, e discutem o que foi feito no dia anterior, o que está fazendo agora e o que irá fazer em seguida, e se há algum impedimento para a execução de seu trabalho.
Todos devem falar de forma rápida, e se começarem discussões técnicas, elas devem ser interrompidas e remarcadas para depois da reunião.
Essa reunião faz com que toda a equipe esteja comprometida e unida, e se ajudem se necessário.
As pessoas vão precisar mostrar resultados e andamento todo dia, e isso com certeza vai ajudar no aumento da produtividade.
Evite atividades em paralelo
A prática de alocar a mesma pessoa em duas ou mais atividades paralelas não é recomendada.
Quando alocamos uma pessoa em mais de uma atividade, é muito difícil ter o controle sobre o tempo gasto em cada atividade, distorcendo informações de produtividade.
Além disso, se há 2 atividades (ou mais) a serem feitas, certamente uma vai ser priorizada acima da outra.
“Virar a chave” para trabalhar em outra atividade é algo difícil, que pode diminuir a qualidade do que está sendo produzido e também diminuir a produtividade da pessoa.
Oriente a execução de 1 tarefa de cada vez. E, de preferência, tarefa com no máximo 1 dia de duração!
Enfim, as dicas acima são apenas algumas ideias para ajudar na complexa disciplina de gerenciamento de projetos.
Outras dicas que facilitam direta ou indiretamente a gestão de projetos e de pessoas podem ser encontradas nos posts de gamification, posts de Automação, e posts de redução de rotatividade em empresas de TI.
E você, tem sugestões diferente das listadas? Conte-nos abaixo sua experiência e sentimentos e dicas sobre como gerenciar melhor os projetos de software!
