Boa parte do profissionalismo de uma empresa é refletido na forma como ela aplica o gerenciamento de tempo e de pessoas em suas atividades.
Entregar projetos (independentemente do tamanho) dentro do prazo é crucial para estreitar o relacionamento com clientes.
Além disso, essa organização permite que muitas atividades sejam realizadas em um curto período de tempo sem que a qualidade da entrega seja afetada.
Para conseguir manter um cronograma à risca, existem metodologias que auxiliam na divisão de tarefas por tempo, prioridade ou por equipes.
Confira algumas das mais importantes e escolha a que melhor encaixa na realidade do seu negócio. Acompanhe!
A metodologia Scrum
A metodologia Scrum surgiu em meados dos anos 1990 e foi criada por Jeff Sutherland, um cara que tinha problemas com prazos apertados e excesso de cobranças.
Diferentemente das outras, a metodologia Scrum não exige que você siga uma série de passos para conseguir otimizar tempo de entrega, mas ajuda a avaliar:
- quais tarefas devem ser realizadas primeiro (ou seja, as que agregam mais valor);
- quem as realizará; e
- quando essas tarefas devem ser entregues para que juntas deem vida ao projeto final.
Tudo começa com o dono de produto (Product Owner), que é a pessoa encarregada de avaliar se o projeto atende ou não às necessidades do cliente.
A principal função do dono de produto é criar o backlog, que é basicamente uma lista decrescente das tarefas que precisam ser executadas, organizada por ordem de relevância para o produto final.
Ele também elabora o sprint, ou prazo pré-determinado (geralmente 2 semanas) para que um conjunto de tarefas do backlog seja executado.
Este conjunto de tarefas se chama Sprint Backlog, e é definido em uma reunião com toda a equipe para priorização das tarefas, chamada Sprint Planning
No decorrer do prazo do sprint, os colaboradores envolvidos realizam reuniões diárias para discutir o andamento das tarefas. Esses encontros são chamados de Daily Scrum.
Quando o sprint termina, as equipes envolvidas fazem uma reunião com o cliente para apresentar o produto funcionando com as funcionalidades da sprint (Sprint Review).
Logo depois, é feita uma retrospectiva com a equipe para avaliar o que deu certo ou não para que o próximo sprint seja ainda mais eficiente. Esse processo segue até que o projeto esteja concluído.
A matriz GUT
O principal objetivo dessa metodologia é priorizar a resolução dos problemas mais importantes e leva em consideração as variáveis gravidade, urgência de resposta e tendência de evolução da situação em questão.
Ao seguir a matriz GUT, as equipes tendem a evitar o desperdício de tempo com a resolução de problemas pouco impactantes.
Para por essa metodologia em ação, é preciso seguir as seguintes instruções:
- fazer uma lista de todos os problemas;
- classificá-los de 1 a 5 dentro das variáveis GUT;
- escolher os problemas mais importantes;
- elaborar estratégias para a resolução dos problemas escolhidos.
Dessa forma, as equipes darão importância àquilo que precisa ser resolvido de forma ágil. Assim os prejuízos não são maiores, e os problemas menos ofensivos ficam em 2º plano.
A técnica Pomodoro
Uma das melhores formas de evitar a procrastinação é dividindo as tarefas em ciclos de tempos regulares, para que os períodos de descanso entre eles motivem o executor a terminar a tarefa rapidamente.
É exatamente essa a ideia da técnica Pomodoro: oferecer recompensas entre os ciclos de trabalho para evitar distrações durante os afazeres.
Para executar essa técnica, é preciso apenas fazer uma lista de todas as tarefas que precisam ser executadas e dividi-las em períodos de 25 minutos ininterruptos de trabalho, que serão recompensados por 5 minutos de descanso após o fim dos períodos.
Ao final de 4 tempos, um período maior de descanso é oferecido e logo em seguida. Depois disso, o ciclo se repete.
Os benefícios do gerenciamento de tempo
Apesar de distintas, todas as metodologias oferecem diversos benefícios. Conheça os principais:
- fim dos atrasos na entrega de projetos;
- menos retrabalhos e atritos com clientes;
- mais tempo livre para o gerenciamento de novos projetos;
- ambiente de trabalho mais organizado e menos estressante.
Gerir o tempo é fundamental para que sua empresa consiga alçar voos cada vez maiores.
Em um mercado cada vez mais competitivo, organizações que cumprem prazos e entregam qualidade conseguem se destacar e aumentar seu market share.
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